Compliance - Integrität als Unternehmensgrundsatz

Um die Bedürfnisse der Bewohner der Stadt Köln und ihrer Umgebung bestmöglich zu erfüllen, ist ein leistungsfähiger öffentlicher Personennahverkehr große Herausforderung und unbedingte Voraussetzung. Die Kölner Verkehrs-Betriebe AG (nachfolgend KVB genannt) stellt sich dieser Herausforderung im Sinne einer umweltfreundlichen Daseinsvorsorge und trägt damit eine gesellschaftliche Verantwortung.

Zu dieser Verantwortung gehört auch, dass verantwortungsvolles, gesetzeskonformes und integres Handeln für uns eine hohe Bedeutung haben. Bei der Erfüllung unserer Aufgaben sind deshalb die Einhaltung der jeweils relevanten gesetzlichen und innerbetrieblichen Regelungen und Vorschriften und die Verlässlichkeit als Vertragspartner nicht nur eine hochrangige Verpflichtung, sondern auch Ausdruck unseres Selbstverständnisses und unserer Unternehmenskultur.

Compliance-Management-System

Vor dem Hintergrund integres Verhalten zu fördern, hat die KVB schon vor Jahren Rechtstreue in ihrer Unternehmenskultur, ihren Werten und Führungsgrundsätzen verankert und ein Compliance-Management-System eingeführt. Es dient dazu, den Mitarbeitenden Beratung und Unterstützung zu geben, um sich bei der täglichen Arbeit im Einklang mit dem geltenden Recht und den betrieblichen Regelungen zu bewegen. Erlassene Richtlinien, u.a. zum Umgang mit Geschäftspartnern, schaffen einheitliche, verbindliche Vorgaben.

Die KVB verfolgt dieses Ziel eines gesetzeskonformen Verhaltens gemeinsam mit den anderen Gesellschaften des Stadtwerke Köln Konzerns. In einem Konzern von der Größe und Heterogenität des Stadtwerke Köln Konzerns kann Compliance vielfältiges unternehmerisches Handeln betreffen.

Zur Compliance-Organisation der KVB gehören:

Eine Stabsstelle Compliance: Zentralfunktion mit direkter Berichtslinie zum Personalvorstand und Arbeitsdirektor, zuständig für die Umsetzung und Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems, insbesondere für den Bereich der Korruptionsprävention. Die in der Stabsstelle angesiedelte Compliance-Beauftragte ist die zentrale Ansprechpartnerin für Hinweise auf Compliance-Verstöße. Sie ist weisungsfrei und unparteiisch.

Ein Compliance-Komitee: Internes Gremium, zuständig für die Aufklärung von Verdachtsfällen im Hinblick auf Verstöße gegen die Compliance-Vorschriften.

Eine Ombudsperson: Externer und unabhängiger Ansprechpartner.

Ein Hinweisgebersystem, damit Missstände so früh wie möglich bemerkt werden können und Abhilfe geschaffen werden kann.

Compliance umfasst auch die Wahrnehmung der Verantwortung für Menschenrechte und Umwelt entlang unserer Lieferkette. Dementsprechend nehmen wir unsere Verantwortung im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes wahr. Als kommunales, tarifgebundenes Unternehmen sind uns gute Arbeits- und Lebensbedingungen, die Einhaltung der Menschenrechte sowie umweltschonendes Handeln wichtig. Dies gilt für unseren eigenen Geschäftsbetrieb und ebenso für unsere Zulieferer.

Wenn Sie Hinweise und Beschwerden in Bezug auf (mögliche) menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen melden möchten, nutzen Sie bitte die nachfolgend genannten Meldewege unseres Beschwerdesystems.

Wir sind offen, Missstände so früh wie möglich zu erkennen, um ihnen nachgehen zu können. Ein wichtiger Baustein dafür ist, dass uns Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße gemeldet werden.

Ein Compliance-Verstoß liegt z.B. vor, wenn gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien verstoßen wird. Dazu zählen z.B. Verstöße gegen korruptions-, kartell- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften oder Verstöße im Umgang mit Spenden oder Sponsoring.

Die Hinweise können sich aber auch auf (mögliche) Verstöße gegen die Menschenrechte oder die Umwelt beziehen, sei es innerhalb der KVB oder in unserer Lieferkette.

Sollten Sie Anzeichen für Risiken und Verstöße bemerken, weisen Sie uns bitte darauf hin. Das Hinweisgeber-System steht dabei für die Mitarbeitenden der KVB ebenso offen wie für Hinweise externer Partner – Kunden, Vertragspartner, Lieferanten, Betroffener oder Beobachter. Repressalien aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen tolerieren wir nicht.

Egal welchen Weg Sie wählen, wir behandeln Ihre Hinweise streng vertraulich.

1. Sie können sich an die Compliance-Beauftragte der KVB als zentrale Ansprechpartnerin wenden: (E-Mail: compliance[at]kvb.koeln oder telefonisch unter: 0221-547-3190)

2. Sie können sich auch an die externe Ombudsperson wenden. Auf Wunsch bleiben Sie gegenüber der KVB anonym. Sie bestimmen, ob der Hinweis anonym oder unter Nennung Ihres Namens an die KVB weitergegeben wird. Für die KVB hat diese Aufgabe Herr Rechtsanwalt Dr. Lutz Nepomuck übernommen. Er ist unter der Telefonnummer 0221/975858-285 oder per Mail (Ombudsmann.StadtwerkeKoelnKonzern[at]gazeas.de) zu erreichen.

Umgang mit Hinweisen:

Was mit Ihren Hinweisen im weiteren Verlauf passiert, erfahren Sie hier: Gleich welchen Weg Sie wählen, wir gehen mit Ihren Hinweisen streng vertraulich um.

Wenn Sie sich an den Ombudsmann wenden:

Wenn Sie sich schriftlich an den Ombudsmann wenden, bestätigt er Ihnen binnen 7 Tagen den Eingang des Hinweises. Der Ombudsmann gibt den Hinweis an die Compliance-Beauftragte der KVB weiter, wenn die Prüfung ergeben hat, dass die Angaben glaubhaft sind und ausreichend Anhaltspunkte vorliegen, die einen Verstoß wahrscheinlich erscheinen lassen. Bei anonymen Hinweisen erfolgt eine Prüfung, ob der Hinweis unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt und ausreichend detailliert ist, um eine Weitergabe an die KVB zu rechtfertigen. Sie bestimmen, ob der Hinweis anonym oder unter Nennung Ihres Namens an die KVB weitergegeben wird. Die Weitergabe des Hinweises an die Compliance-Beauftragte der KVB unter Offenlegung Ihres Namens erfolgt nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung. Die Compliance-Beauftragte prüft und bearbeitet, ggf. unter Einbeziehung des Compliance-Komitees, den Hinweis. Der Ombudsmann gibt Ihnen innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu den Ergebnissen und möglichen Abhilfemaßnahmen unter Wahrung der Datenschutzbestimmungen sowie der Bestimmungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen.

Wenn Sie sich direkt an die Compliance-Beauftragte der KVB wenden:

Wenn Sie sich schriftlich an die Compliance-Beauftragte wenden, bestätigen wir Ihnen innerhalb von 7 Tagen den Eingang des Hinweises. Die Compliance-Beauftragte prüft zunächst, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Ist dies der Fall, bearbeitet sie, ggf. unter Einbeziehung des Compliance-Komitees, den Hinweis, wenn die Angaben glaubhaft sind und ausreichende Anhaltspunkte vorliegen, die einen Verstoß wahrscheinlich erscheinen lassen. Wenn notwendig, wird der Sachverhalt mit dem Hinweisgebenden erörtert. Wir geben Ihnen innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu den Ergebnissen und möglichen Abhilfemaßnahmen unter Wahrung der Datenschutzbestimmungen sowie der Bestimmungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Eine ausführliche Verfahrensordnung zum Hinweisgebersystem der KVB finden sie hier.